Liebe Kolleginnen und Kollegen,
nach Absprache mit der Geschäftsleitung wurde das Raumplanungssystem nochmals überarbeitet.
Datenschutzgründe führten dazu, dass alle Räume ab sofort nur noch automatisch buchen.
Es gibt keine Stellvertreter mehr für die Räume und in den Kalendern kann nur noch nachgesehen werden, ob der Raum gebucht ist oder nicht.
Anbei erhaltet Ihr eine überarbeitete Version der Anleitung.
Raum- und Ressourcenbuchungssystem Version 2.0 13.08.2025 1
Raum- und Ressourcenbuchungssystem
Das Raum- und Ressourcenbuchungskonzept des DRK Kreisverbandes Hochtaunus beinhaltet Räume, Ressourcen und Möglichkeiten diese Firmenweit zu buchen.
Im Folgenden wird beschrieben, welche Räume und Ressourcen momentan zu Verfügung stehen und wie Sie gemanagt werden:
|
Raum/Ressource |
Wo befindet sich der Raum |
| Besprechungsraum RW Bad Homburg | Rettungswache Bad Homburg 1.OG |
| Raum Castiglione | JvL 1.OG Raum 1.03 |
| Raum Genf | JvL 2.OG Raum 2.27 |
| Raum Henry Dunant | JvL EG Raum 0.02 |
| Raum Roter Halbmond | JvL EG Raum 0.23a |
| Raum Solferino | JvL 2.OG Raum 2.04 |
| Raum Vicky | JvL 1.OG Raum 1.19 |
| Seminarraum RW Bad Homburg | Rettungswache Bad Homburg 1.OG |
| Poolfahrzeug | JvL |
Für alle Räume gilt, dass Sie ein Jahr im Vorhinein und maximal für 7 Tage am Stück in einem Termin bebucht werden können. Das Poolfahrzeug 180 Tage im Voraus und 3 Tage am Stück
Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wie der Ablauf einer RaumRessourcenbuchung durchgeführt wird. Diese Anleitung ist in drei Teile gegliedert.
1. Für User die Office 365 als Programm auf Ihrem PC/Notebook installiert haben.
(Eigentlich alle die ein eigenes Firmennotebook benutzen)
2. Besonderheiten bei Nutzung der Online-Version von Office (neu auch Cockpit
genannt) arbeiten.
3. Ressourcen (Poolfahrzeug) buchen.
Raumbuchung über Outlook 365 lokal
Version 1 (Sie wissen das der Raum frei ist)
Im Outlook auf den Kalender wechseln und neuen Termin oder neue Besprechung (1) auswählen.
Anschließend auf Ort (2) klicken.
In dem erscheinenden Fenster sehen Sie alle zu Verfügung stehende Räume. Diese lassen sich durch einen Doppelklick und anschließendes „OK“ (3) aussuchen. Sie sehen aber auch wo der Raum sich befindet und welche Kapazität er hat.
In der Terminplanung erscheint jetzt oben links (4) nochmal der Name und die Raumnummer sowie der Bereich, in dem sich der Raum befindet.
Jetzt ist der Raum dem Termin zugewiesen. Sie können anschließend über Erforderlich (5) oder Optional weitere Teilnehmer einladen.
(Sie wissen nicht, dass der Raum frei ist)
Der Anfang ist gleich. Im Kalender Neuer Termin oder neue Besprechung aufrufen. (1). Nur jetzt gehen Sie auf den Kateireiter „TerminplanungsAssistenten“ und dort auf die Schaltfläche (3) „Räume hinzufügen“ (Die Schaltfläche daneben „Raumsuche“ ist von Microsoft noch nicht aktiv).
Über einen Doppelklick auf einen Raum und anschließendes „OK“ (4) ist der Raum in den Termin integriert.
Nachdem das richtige Datum und die Zeit in die Felder eingetragen sind (5) Kann man sehen, ob der Raum zu dieser Zeit frei ist. Im linken Bereich (6) sieht man welchen Raum man ausgesucht hat. Und auf dem Kalenderblatt sind die schon verbuchten Terrminbereiche (7) sowie der vorgesehene Zeitraum der blaue senkrechte Balken ersichtlich. Die Legende (8) gilt nur für zusätzlich eingeladene Mitarbeiter. Ein Raum ist frei oder nicht.
Rückmeldungen
Die Räume haben eine automatische Antwort. Sie erhalten eine sofortige Rückmeldung (je nach Datenlast innerhalb einer Minute) in Ihrem Postfach.
Diese kann eine Zusage sein
oder natürlich auch eine Absage. Hier wird auch erklärt, dass der Raum im Zeitraum von/bis schon gebucht ist.
Unterhalb der Bestätigung werden nochmal Angaben gemacht, wo der Raum zu finden ist.
Raum- und Ressourcenbuchungssystem Version 2.0 13.08.2025 5
Raumbuchung über Outlook 365 online
Hier ist es ähnlich zum lokal installiertem Outlook. Nach dem Sie in den Kalenderbereich von Outlook gelangt sind, wird über die Schaltfläche „Neues Ereignis“ (1) ein neuer Termin generiert.
Am einfachsten ist es jetzt im Bereich „Teilnehmer einladen“ (2) das Wort Raum einzugeben. Somit öffnet sich ein Dropdownfeld mit den Räumen in der Geschäftsstelle. Sollten nicht alle Räume angezeigt werden, kann über „Verzeichnis durchsuchen“ (3) weitere Räume angezeigt werden. Nachdem jetzt ein Raum ausgesucht worden ist, kann auch der Terminplanungs-Assistent (4) über den Kateireiter aufgerufen werden. Trotz Eingabe des Raumes bei „Erforderliche Teilnehmer“ wird er als Raum erkannt und weiterhin so geführt. Im Terminplanungs-Assistenten kann jetzt nachvollzogen werden ob und wann der Raum zu Verfügung steht und der Termin passend eingepflegt werden. Nach der Fertigstellung des Termins auf „senden“ drücken.
Bitte die Aussage unter den Räumen nicht beachten.
Ressourcen
Ressourcen werden wie ein Termin gebucht und als ganz normaler Teilnehmer eingeladen. Momentan haben wir nur eine Ressource, die hier gepflegt wird, das Poolfahrzeug.
Entweder über die Schaltfläche „Erforderlich“ (1) oder durch direkte Eingabe des Ressourcenamens (2) kann die Ressource in den Termin aufgenommen werden.
Im oberen Bereich (3) stehen Hilfreiche Informationen zu der Ressource.
Der Rest ist identisch mit der Raumbuchung
Bitte nicht mehr den Raum „Fahrzeug: Poolfahrzeug KV“ nutzen, da dieser Eintrag nach Umzug der vorhandenen Termine gelöscht wird.